Thực hiện triển khai phần mềm ERP đòi hỏi một sự cam kết lớn về thời gian, nguồn lực và ngân sách. Hiểu rõ các yếu tố chính ảnh hưởng tới chi phí của việc này là điều không thể thiếu khi bạn đang lên kế hoạch đưa ERP vào hệ thống doanh nghiệp của mình. Đáng tiếc là, không phải mọi người đều am hiểu đầy đủ về các yếu tố này.
Do đó, bài viết này sẽ cung cấp một cái nhìn chi tiết về các yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới chi phí triển khai ERP. Chúng ta sẽ xem xét từ độ phức tạp của dự án, số lượng người dùng trong hệ thống, tới quy mô doanh nghiệp và mức độ tùy chỉnh cần thiết. Mục tiêu là giúp các doanh nghiệp có được một cái nhìn tổng quan, từ đó có thể đưa ra các quyết định thông minh cho việc triển khai ERP của mình.
1. Quy mô của doanh nghiệp
Quy mô doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong việc triển khai hệ thống ERP thành công. Doanh nghiệp có quy mô lớn thường đối mặt với các quy trình kinh doanh phức tạp, dữ liệu lớn và nhiều người dùng hơn. Do đó, tính linh hoạt và sức chứa của hệ thống ERP cần phải được tùy chỉnh sao cho phù hợp với quy mô doanh nghiệp, giúp xử lý dữ liệu một cách hiệu quả và đáp ứng nhu cầu của người dùng.
2. Phạm vi và chức năng của hệ thống ERP
Để triển khai hệ thống ERP một cách hiệu quả, việc xác định rõ ràng các chức năng và phạm vi của hệ thống là điều không thể thiếu. Hệ thống cần phải tích hợp các tính năng cốt lõi cần thiết cho doanh nghiệp, bao gồm nhưng không giới hạn ở tài chính, quản lý nhân sự, chuỗi cung ứng, quản lý hàng tồn kho và CRM. Thực hiện một đánh giá toàn diện về các quy trình kinh doanh và nhu cầu là bước quan trọng để chắc chắn rằng hệ thống ERP được chọn có khả năng đáp ứng đầy đủ và hiệu quả nhu cầu của tổ chức.
3. Yêu cầu và tích hợp
Đánh giá khả năng tùy chỉnh và tích hợp của hệ thống ERP là một yếu tố quan trọng, đặc biệt khi mỗi doanh nghiệp có các yêu cầu và nhu cầu độc đáo dựa trên ngành công nghiệp, quy trình đặc biệt hoặc cơ sở hạ tầng phần mềm sẵn có. Hệ thống ERP cần phải có sự linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu tùy chỉnh và có khả năng tích hợp mượt mà với các hệ thống khác để đảm bảo nó phù hợp chặt chẽ với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
4.Số lượng người dùng
Nhận biết đúng đắn số lượng người dùng có nhu cầu truy cập vào hệ thống ERP là yếu tố quan trọng, không chỉ ảnh hưởng đến mô hình cấp phép mà còn liên quan đến cơ sở hạ tầng và kế hoạch đào tạo. Điều này là cần thiết để đảm bảo hệ thống ERP có khả năng mở rộng và hoạt động hiệu quả, đồng thời giúp xác định nguồn lực cần cho việc đào tạo và hỗ trợ người dùng.
5. Phương pháp triển khai
Chọn lựa phương án triển khai ERP thích hợp là một bước quan trọng trong việc đảm bảo thành công của việc triển khai. Có nhiều lựa chọn, từ triển khai tại chỗ đến giải pháp đám mây hay cả hai. Yếu tố như khả năng cơ sở hạ tầng, nhu cầu về bảo mật dữ liệu, tiềm năng mở rộng và ngân sách đều có ảnh hưởng đến việc quyết định chọn phương pháp nào. Triển khai ERP trên đám mây thường mang lại sự linh hoạt và hiệu quả về chi phí, trong khi lựa chọn tại chỗ cho phép bạn có nhiều quyền kiểm soát và tùy chỉnh hơn.
6. Phí Licence
Việc đánh giá chi phí liên quan đến việc cấp phép phần mềm ERP là một yếu tố cần được quan tâm đặc biệt. Đa số các giải pháp ERP đều đòi hỏi chi phí giấy phép ban đầu, các khoản phí bảo trì hàng năm và có thể còn thêm các chi phí cho các mô-đun hoặc giấy phép người dùng bổ sung. Doanh nghiệp cần phải nghiên cứu và đánh giá các mô hình giá cả từ nhà cung cấp ERP, đồng thời xem xét các nguyên tố chi phí dài hạn để đảm bảo rằng lựa chọn ERP của mình phù hợp với ngân sách dự kiến.
7. Thời gian và tiến độ dự án
Thời gian và tiến trình triển khai ERP là các nhân tố không thể bỏ qua trong việc đảm bảo thành công của dự án. Kế hoạch chi tiết về thời gian dự án cần phải bao gồm các yếu tố chính như cấu hình hệ thống, di chuyển dữ liệu, đào tạo cho người dùng, và các pha thử nghiệm hệ thống. Việc theo dõi và quản lý tiến độ dự án sẽ giúp bạn đảm bảo rằng mọi thứ đang diễn ra theo đúng lộ trình và đáp ứng các mốc thời gian quan trọng đã được thiết lập từ trước.
8. Nhà cung cấp phần mềm ERP và mức độ phổ biến của sản phẩm
Danh tiếng, trải nghiệm và độ tin cậy của nhà cung cấp ERP đều là những yếu tố quan trọng, góp phần vào sự thành công của việc triển khai hệ thống. Doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá kỹ lưỡng về nhà cung cấp thông qua việc kiểm tra hồ sơ hiệu suất, đọc các đánh giá từ khách hàng và tham khảo tài liệu liên quan. Việc một sản phẩm ERP có thị phần và mức độ phổ biến cao không chỉ là minh chứng về sự trưởng thành của sản phẩm, mà còn đảm bảo sự sẵn sàng của các nguồn lực cần thiết cho việc nâng cấp và cải tiến trong tương lai.
9. Chi phí bảo trì ERP
Chi phí hỗ trợ và bảo dưỡng hệ thống ERP đều là các yếu tố quan trọng cần được xem xét bởi các tổ chức. Các chi phí này thường bao gồm việc cập nhật phần mềm, khắc phục lỗi, hỗ trợ kỹ thuật và việc cải thiện hệ thống. Việc nắm bắt chi phí bảo trì dài hạn và mức độ hỗ trợ từ nhà cung cấp ERP là cực kỳ quan trọng để tính toán tổng chi phí sở hữu trong suốt quá trình sử dụng hệ thống.
Tổng chi phí của hệ thống ERP thường không đồng nhất giữa các doanh nghiệp. Cụ thể, khoản chi phí có thể được phân bổ như sau: từ 5-10% cho quản lý hệ thống, 10-20% dành cho cơ sở hạ tầng, 15-30% cho việc cấp phép phần mềm, và 40-60% cho đội ngũ nhân sự liên quan đến việc triển khai và vận hành hệ thống.