Các phân hệ chủ chốt ERP là gì

I. Phân hệ ERP là gì?

Phân hệ ERP (hay module Enterprise Resource Planning) là các mô-đun nằm trong hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Các phân hệ trong ERP này được thiết kế với các chức năng và dữ liệu phục vụ riêng cho từng phòng ban trong công ty.

Tất cả các thành phần trong ERP sẽ được tích hợp vào phần mềm, đảm bảo tính toàn diện và tích hợp của toàn bộ hệ thống. Nhờ đó, dữ liệu được truy cập và sử dụng trên ERP luôn đồng nhất, dù có triển khai thêm phân hệ mới.

II. Vai trò các phân hệ của ERP

Các module của ERP đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp linh hoạt tùy chỉnh hệ thống theo nhu cầu kinh doanh cụ thể. Đặc điểm này giúp ERP nổi bật so với những phần mềm độc lập khác.

Chẳng hạn, khi mới bước chân vào thị trường, doanh nghiệp có thể chọn những mô-đun thiết yếu nhất cho mô hình kinh doanh của mình. Tuy nhiên, theo thời gian, khi nhu cầu mở rộng hoạt động, họ hoàn toàn có thể bổ sung thêm các module khác mà không cần phải xây dựng lại toàn bộ hệ thống.

Một trong những ưu điểm chính của việc sử dụng ERP là khả năng mở rộng mà không làm ảnh hưởng đến hạ tầng hiện tại. Doanh nghiệp không cần phải đầu tư vào một hệ thống mới mỗi khi có nhu cầu thay đổi hoặc mở rộng, chỉ cần chọn một nhà cung cấp ERP có uy tín và cung cấp nhiều module tùy chọn.

III. Các phân hệ chủ chốt trong ERP

ERP là hệ thống phần mềm tích hợp nhiều chức năng. Tuy nhiên, các phân hệ chủ chốt ERP bao gồm:

1. Phân hệ Kế toán

Trước đây, hầu hết doanh nghiệp đều sử dụng các phần mềm kế toán riêng lẻ hoặc kết hợp với các sổ sách khác để quản lý tài chính. Tuy nhiên, với bước tiến vượt trội của công nghệ thông tin, các nhà cung cấp ERP đã tích hợp mô-đun tài chính và kế toán, giúp tối ưu hóa và tự động hóa các công việc liên quan đến tài chính.

Mô-đun tài chính và kế toán trong ERP không chỉ đóng vai trò trung tâm trong việc cung cấp bức tranh toàn cảnh về tài chính, mà còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ các quy định, như thông tư 133/2016/TT-BTC và 200/2014/TT-BTC. Sử dụng mô-đun này, doanh nghiệp có thể quản lý tài chính một cách minh bạch, chính xác và hiệu quả, đồng thời đảm bảo tính phù hợp với pháp luật.

2. Phân hệ Bán hàng

Phân hệ bán hàng trong hệ thống ERP không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình bán hàng, mà còn giúp nhà quản lý có cái nhìn tổng quan về nhu cầu thị trường, xu hướng mua sắm của khách hàng. Ngoài ra, việc tích hợp chặt chẽ với các phân hệ khác như kho vận, CRM và tài chính kế toán, phân hệ này đem lại khả năng đồng bộ dữ liệu, giúp quá trình ra quyết định trở nên linh hoạt và chính xác hơn.

3. Phân hệ Mua hàng

Phân hệ mua hàng trong hệ thống ERP tối ưu hóa toàn bộ hoạt động liên quan đến việc mua sắm. Các tính năng chính bao gồm: quản lý danh sách nhà cung cấp, xử lý yêu cầu mua, tạo và theo dõi đơn đặt hàng, kiểm tra và nhận hàng, đối chiếu và xác nhận hóa đơn, cũng như đánh giá và phân tích hiệu suất của các đối tác cung ứng.

4. Phân hệ CRM

Phân hệ CRM tập trung vào việc lưu giữ mọi thông tin liên quan đến khách hàng, bao gồm cả những khách hàng tiềm năng. Nó ghi nhận mọi giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách hàng, từ cuộc gọi, email, tin nhắn cho đến lịch sử giao dịch. Với CRM, doanh nghiệp có thể nâng cao chất lượng phục vụ, khi mà tất cả thông tin khách hàng đều ở ngay trong tầm tay.

Nhiều doanh nghiệp sử dụng phân hệ này để theo dõi và phát triển chiến lược tiếp cận khách hàng tiềm năng dựa trên dữ liệu hiện có. Hơn nữa, một số phân hệ CRM hiện đại còn giúp phân tích hành vi và hành trình của khách hàng, từ đó đưa ra gợi ý và báo cáo giúp tối ưu quá trình quản lý và tương tác với khách hàng.

5. Phân hệ Điểm bán hàng (POS)

Mô-đun POS (Điểm Bán Hàng) rất phổ biến trong ngành bán lẻ, giúp doanh nghiệp kiểm soát mỗi giao dịch bán hàng, dù là ở cửa hàng truyền thống hay online. Tính năng chính của nó bao gồm việc quét mã vạch, theo dõi lượng hàng trong kho, quản lý tiền mặt, và các ưu đãi khuyến mãi hay giảm giá. Hơn thế nữa, nó có thể dễ dàng tích hợp với các mô-đun liên quan như bán hàng và quản lý tồn kho.

6. Phân hệ Kho vận

Phân hệ quản lý kho giúp doanh nghiệp có quyền kiểm soát chặt chẽ về tồn kho, bằng việc theo dõi chi tiết số lượng, vị trí và SKU của mỗi sản phẩm. Thông qua nó, người quản lý có cái nhìn toàn diện về tình hình tồn kho, kể cả hàng dự kiến nhập về (nhờ việc tích hợp với phân hệ mua hàng).

Sử dụng phân hệ này, doanh nghiệp có thể điều tiết hiệu quả chi phí liên quan đến tồn kho, đồng thời đảm bảo luôn đủ hàng để đáp ứng nhu cầu, nhưng không tăng thêm chi phí lưu trữ. Ngoài ra, phân hệ cung cấp cái nhìn rõ nét về hành vi mua sắm của khách hàng, cho phép doanh nghiệp tiếp tục cung cấp dịch vụ mà không gặp rủi ro hết hàng trong giai đoạn sản phẩm đang hot trên thị trường.

7. Phân hệ Sản xuất

Phân hệ quản lý sản xuất trong ERP, thường được gọi là Production Management, giúp doanh nghiệp tối ưu hoá việc lập kế hoạch và giám sát toàn bộ quy trình sản xuất. Khi có dữ liệu từ kế hoạch hoặc đơn đặt hàng, phần mềm ERP sẽ tự động xác định kế hoạch sản xuất sao cho hiệu quả về chi phí, thời gian và giảm thiểu sai sót.

Bên cạnh đó, phân hệ này cũng dự đoán nhu cầu về nguyên vật liệu, trang thiết bị và nhân sự dựa vào tiêu chuẩn sản xuất của doanh nghiệp. Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể thiết lập và thực hiện kế hoạch sản xuất một cách linh hoạt, đảm bảo việc sản xuất luôn đáp ứng đúng nhu cầu và tiến độ mong muốn.

8. Phân hệ Dự án

Phân hệ quản lý dự án trong ERP là công cụ thiết yếu cho các ngành như xây dựng, kỹ thuật và dịch vụ chuyên nghiệp. Công cụ này giúp doanh nghiệp lập kế hoạch chi tiết cho dự án, quản lý và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả, thiết lập và theo dõi ngân sách, giám sát tiến trình công việc và cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất và lợi nhuận từ dự án.

II. Các phân hệ ERP hoàn toàn có thể thay thế các phần mềm riêng lẻ

Trên thị trường hiện nay, có sự xuất hiện của nhiều phần mềm quản lý độc lập, dành riêng cho từng bộ phận công việc. Đối với các doanh nghiệp chưa tiếp cận ERP hoặc chỉ áp dụng một số phân hệ của ERP, việc mỗi bộ phận sử dụng một hệ thống quản lý riêng biệt có thể tạo nên một môi trường thông tin phân tán và không đồng bộ.

Việc này đặc biệt gây khó khăn khi cần tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận: nhân viên thường mất nhiều thời gian và công sức để tập trung và xử lý dữ liệu, giải quyết những lỗi xảy ra từ việc làm việc độc lập. Đối với doanh nghiệp lớn, việc này có thể ảnh hưởng đến hiệu suất toàn bộ hệ thống.

Nhưng với ERP, tất cả mọi thứ đều thay đổi. ERP kết nối và tổng hợp tất cả dữ liệu từ các bộ phận thành một hệ thống thông tin duy nhất. Phần mềm quản lý từ kế toán đến mua hàng, từ kho hàng đến bán hàng, tất cả đều được tích hợp chặt chẽ trong ERP, giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng và toàn diện các nhu cầu quản lý.

Hơn thế nữa, với sự hỗ trợ của hơn 30 tính năng mở rộng và công nghệ tiên tiến, ERP không chỉ cung cấp các giải pháp quản lý mà còn đẩy mạnh quá trình số hóa doanh nghiệp, giúp họ thích nghi và phát triển trong môi trường số hoá hiện nay. Từ việc phân tích dữ liệu, tạo báo cáo tự động, đến việc lên lịch và tự động gửi email cho khách hàng, ERP đã trở thành trợ thủ đắc lực cho doanh nghiệp. Đối với những yêu cầu đặc biệt, doanh nghiệp cũng có thể thêm các chức năng bổ sung, giúp ERP trở thành một giải pháp quản lý hoàn hảo.